Consigli per i business travellers

Come ottimizzare le spese il Business Travel.
La vostra azienda ha necessità di contenere le spese per le trasferte dei dipendenti?
Qui di seguito vi forniamo alcuni suggerimenti utili che vi permettono di diminuire i costi specialmente delle trasferte in aereo a medio e lungo raggio.

Innanzi tutto, è bene preparare un piano viaggi ben definito che definisca quanti biglietti su una determinata destinazione debbano essere acquistati nel corso di un tempo più o meno lungo.
Ovviamente partiamo dal presupposto che non utilizziate compagnie aeree low cost.
Ad esempio: siete un’azienda specializzata in design d’interni e state allestendo un appartamento a Parigi.
Il vostro architetto si deve recare ogni 10 giorni per verificare i lavori in corso con una permanenza in loco di soli 2 giorni. Oppure i vostri operai specializzati vi si devono recare più volte e per soggiorni da 4 a 10 giorni.
Dovreste quindi acquistare ogni 10 giorni dei biglietti di andata e ritorno Roma/Parigi/Roma il cui costo medio è di € 300 in economy class oppure di € 700 in business class.
Il costo di un biglietto andata e ritorno Parigi/Roma/Parigi invece parte da un minimo di € 200 per la economy class e di € 650 per la business class.
Quindi diciamo che se il Dr Rossi si deve recare a Parigi il 2, il 10, il 15 ed il 20 gennaio acquistando 4 biglietti di andata e ritorno paghereste un totale di € 1200 in economy class e di € 2800 per la business class.
Invece, acquistando 2 biglietti Roma/Parigi/Roma e 2 biglietti Parigi/Roma /Parigi andreste a pagare un totale di
€ 1000 per la economica di € 2700 per la business con un risparmio di €300 che, proiettato per il numero di persone o delle trasferte diventa considerevole. 

Per i viaggi invece che riguardano il lungo raggio invece tutto dipende dalla destinazione; solitamente trattandosi di viaggi che superano le 6/8 ore di volo le classi di servizio utilizzate sono prevalentemente la business e la first class e ultimamente anche la economy premium class che è un buon compromesso tra le prime due sia dal punto di vista economico che di servizi di bordo.

In questo caso è fondamentale il nostro rapporto di collaborazione con le compagnie aeree ci permette di soddisfare con tariffe speciali le esigenze dei clienti.

Per quanto riguarda invece il soggiorno con la nostra esperienza siamo in grado di poter consigliare ai nostri clienti business hotel e appartamenti che siano più vicini al luogo di meeting o di lavoro tenendo sempre in considerazione sia le esigenze che il budget che ci viene indicato.
Molto spesso in caso di soggiorni lunghi o ripetitivi nel corso dei mesi, si può concordare con gli hotel delle tariffe ad hoc per l’azienda che permettono sia flessibilità (tariffe senza penali di cancellazioni) che agevolazioni quali upgrade di camera o supplementi ridotti per la mezza pensione o la pensione completa.
Prevedere un trattamento di pensione completa in hotel potrebbe aiutare a definire il budget di spesa per ogni trasferta e solleverebbe anche i vostri dipendenti dal presentare i piani di rimborso spese.

Il noleggio di un auto obbliga l’utilizzo di una carta di credito che deve essere fisicamente presentata al momento del ritiro dell’autovettura. Non sempre chi viaggia per lavoro è in possesso di carta di credito aziendale. Le maggiori compagnie di autonoleggio ci permettono di offrire ai nostri clienti business piani tariffari ed accordi aziendali dedicati per garantire noleggi flessibili e vantaggiosi.
In questo caso la carta di credito personale del vostro dipendente servirà solamente per convalidare il noleggio e coprire eventuali danni non inclusi nelle polizze prestabilite dal vostro piano tariffario.
(es: perdita delle chiavi, multa per eccesso di velocità o divieto di sosta)

In caso di trasferte dove non è previsto il noleggio di un’auto e specialmente se più persone viaggiano insieme è più economico programmare un servizio di trasferimento dall’aeroporto in hotel e viceversa invece che dover provvedere al rimborso spese taxi.

Contattateci saremo lieti di consigliarvi e fornirvi tutto il supporto per le vostre esigenze.